在提单保函更改时，与相关部门进行有效沟通非常关键。以下是一些建议：
确定目标：在与相关部门沟通之前，首先要明确自己的目标是什么，是要求更改保函内容、修改相关条款还是确认细节问题。确保自己清晰地知道想要达到什么结果，这样才能更有针对性地沟通。
寻找共识：在沟通过程中，尽量与相关部门寻找共同点，建立共识。可以通过讨论问题的影响、利弊分析等方式，让对方能够理解你的立场，并愿意与你合作。
提供解决方案：在沟通中，不仅要提出问题，还要积极主动地提供解决方案。可以提出一些可行的建议和方案，让对方知道你已经认真考虑过，并且愿意为解决问题做出努力。
强调合作：在沟通中要强调合作的重要性，强调双方团队间的合作是为了共同实现目标。建立互信、互助的关系，让对方感受到你的诚意和友好。
随时跟进：在沟通结束后，要及时跟进进展情况，了解对方是否已经采取行动或者有何反馈。保持沟通的畅通，确保问题能够及时解决。
通过以上建议，可以帮助你与相关部门进行更有效的沟通，达到更好的合作效果。