论我国秘书工作的确立时间——秦朝

论我国秘书工作的确立时间——秦朝

学院名称：文学院专业名称：汉语言文学（中英文高级文秘）学生姓名：奈良指导教师：李韶华二○一三年五月BACHELOR'SDEGREETHESISOFLANZHOUCITYUNIVERSITY

TheEstablishmentTimeofChineseSecretarialWork-QinDynasty

College：LiberialArts

Subject:ChineseLanguageandLiterature

(Chinese-EnglishSeniorSecretary)

Name：

Directedby：LiShaohua

May2013郑重声明

本人呈交的学位论文，是在导师的指导下，进行研究工作所取得的成果，所有内容及参考资料资料真实可靠。尽我所知，除文中已经注明引用的内容外，本学位论文的研究成果不包含他人享有著作权的内容。对本论文所涉及的研究工作做出贡献的其他个人和集体，均已在文中以明确的方式标明。本学位论文的知识产权归属于培养单位。

本人签名：日期：

摘要我国的秘书工作自古就有，但真正的确立时间尚存在争议。认为确立于秦汉时期的专家居多，因为这一观点有着确凿的史料为证，所以比较权威。但秘书工作确立的具体朝代是在秦朝还是汉朝笔者认为还是一个盲点。所以本文将以梳理我国古代秘书史的发展轨迹为方法，从秦朝所具备的社会背景、秘书组织机构、公文制度等方面深入分析我国秘书工作确立的决定性条件，试论证我国秘书工作确立的具体时间为秦朝。

关键词：秦朝；秘书工作；秘书制度；秘书机构

ABSTRACTFromancienttimestopresent,thesecretaryplaysanindispensableroleinthesociety.Secretaryindicatesthoseassistantpersonnel,whocanassistleaderstomakeastrategicdecision,coordinateworkandconveyinformation.ModernsocietytakesSecretaryasanimportantcollegemajor,specializedclassificationinthefieldofhighereducation,whichisenoughtoprovetheimportanceofthisprofession.ThispaperaimstodelveintotheinfluenceandtheroleofQinDynasty'ssecretaryactivities,inordertopromotethedevelopmentofmodern’ssecretarialwork.Thispaperisdividedintothreeparts;thefirstpartisaboutthatQinDynastyhadestablishedacompletesecretarysystem.Thesecondandthirdpartisthekeypartsofthisthesis.ThesecondpartisaboutthatQinDynastyhadestablishedasetofsecretaryorganizationandfeedbacksystemfromthecentraltolocal.ThethirdpartisaboutthatQinDynastyhadestablisheddetailedworkingsystemofsecretarialdocument.

Keywords:institutions

QinDynasty;Secretarialwork;Secretaryofthesystem;Secretary

目录引言..................................................................................................................................................1一、秦朝已具备我国秘书工作确立的社会背景.................................................2（一）政治上实现了前所未有的大一统......................................................................2（二）经济上达到了空前的繁荣昌盛...........................................................................2（三）文化上有了文字的统一.........................................................................................2二、秦代建立了从到地方一整套的秘书组织制度.................................2（一）建立固定的秘书机构，规定秘书人员的职权范围......................................3（二）不断完善各种规章制度，确定秘书人员的工作规范..................................5三、秦代建立了严格的秘书考核制度.......................................................................6（一）加强对秘书的培养和选拔...........................................................................6（二）加强对秘书人员的监督和考核，严格奖惩，以促进实际工作时效......8四、建立了详细的的文书档案工作制度.................................................................9（一）秦朝的文书工作制度..............................................................................................9（二）档案及其他秘书工作制度..................................................................................11结语................................................................................................................................................12参考文献.....................................................................................................................................13致谢................................................................................................................................................14引言如果将社会比作一个大舞台，那么秘书则在现代社会中扮演着一个不可或缺的重要角色，如果说领导以及前台工作的角色显得更为光鲜亮丽的话，那么秘书则更有一丝“春蚕到死丝方尽，蜡炬成灰泪始干”般默默奉献的精神在里面。现代社会将秘书专业在高等教育领域专门分类出来，也足以证明秘书专业在现代社会中的作用何等重要。而今天的我们更应该明白一点：自从有了人类阶级，秘书其实便已出现在了社会当中。简单地说，自从一个圈子出现领导阶层，其因为地位和责任而产生的工作量促使领导需要助手，即秘书实质就已经在发挥作用。另一方面，秘书这一职业也是一个社会文化发展的象征，即当一种文字应运而生后，才可能有文字、公文一说，才更加催生秘书职业的必要性和紧迫性，因此，从古至今，秘书这个职业便一直伴随着人类社会的发展，作为一名研究汉语言文学文秘教育专业的毕业生来说，更应该积极努力的去探索秘书发展的历史，从而更好的批判继承，遂适应并服务于现代秘书这样一个相对来说高要求、宽领域的职业。现在，让我们乘着时光机，追溯中华民族灿烂文化，一起去回顾研究秦代秘书工作的发展，深层探究秦代秘书活动对后世秘书活动的影响和作用，以便更好的促进现当代秘书工作的发展。

秘书活动古已有之，但关于我国秘书工作的确立时间却众说纷纭。如刘登山先生在《秘书学教程》中认为，秘书工作是在夏商周的奴隶社会时期形成的。再如《秘书》一书中说：“夏商周：我国秘书工作正式确立。”也有的批评家认为是在汉代确立的。如姜爽先生在《秘书学》一书中认为，在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。还有杨建宇先生在他的《中国秘书史》中认为，由于秦王朝的短命，很多秘书制度没有得到发展，所以我国秘书工作的确立主要还是在汉朝。出现这些不同观点的原因主要还是评论家对秘书工作的确立的标志看法不一。普遍的一种观点认为，公务文书的出现就是秘书工作的确立时期。而李欣先生在《中国现代秘书基础》中的观点是，秘书工作不但是在有了公务文书以后，而且是在有了阶级统治以后才有可能确立。依据李欣先生的观点，笔者认为，虽然文书工作是秘书最主要的工作，但它的出现并不能表明秘书工作的确立。此外，不但要有阶级统治作保障，还要有完整的秘书制度和秘书机构出现时，才能代表秘书工

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赵朝霞.《秘书》[M].北京：中国劳动社会保障出版社，2004：11.1作的真正确立。并且，秘书工作的确立时间是由完整的秘书制度和秘书机构出现时间而决定的。笔者经过仔细研究发现，我国秘书工作的确立时间是在秦朝。

一、秦朝已具备我国秘书工作确立的社会背景

（一）政治上实现了前所未有的大一统

众所周知，公元221年，秦始皇统一六国秦始皇统一天下，建立了中国历史上第一个集权的封建大帝国，秦始皇也因此成为了中国历史上第一位皇帝。与此同时新兴的封建地主阶级为了加强集权和君主统治，在职官制度上正式确立了朝廷的三公九卿制，形成新的权力中枢。我们有理由说，以上一系列历史性的时间、事件以及人物都是开天辟地的大事、大人物。因此，研究秦朝，研究秦始皇政体也变成了我们研究中国古代秘书专业一项时分重要的课题。提到秦朝政体，秦始皇在先后灭掉东方六国后，参照过去各个时期的封建政体，制定了相对来说更适应当时社会的三公(丞相、御史大夫、太尉)九卿（九个部门的长官）制，这便形成了一套相对完备的封建政治。可见，这些制度给当时的社会带来了巨大的影响力。（二）经济上达到了空前的繁荣昌盛

在经济上，秦始皇实行土地私有制，按亩纳税。统一度量衡。统一货币。统一车轨，修驰道。经济上的空前统一，使得经济繁荣昌盛起来。这为秦朝的行政秘书工作提供了必要的物质保障。（三）文化上有了文字的统一

在文化上，实行书同文。秦始皇下令把小篆作为标准字体，通令全国使用。后来，社会上又流行一种更加简易的隶书。文字的统一为文书制度的建立奠定了基础。

二、秦代建立了从到地方一整套的秘书组织制度

秦朝建立了中国历史上第一个统一的主义集权的封建王朝。为巩固统治，秦朝不但颁布了皇帝下达臣子和臣子上书皇帝的各种文书工作制度，而且还建立了从到地方一整套的秘书组织制度。

秘书制度是在不断地提高君主控制权力，加强和维护长官意志的基础上发展

2起来的。为了达到“大权独榄，小权分散”的政治效果，秦代的秘书基本上包括下列要素：

（一）建立固定的秘书机构，规定秘书人员的职权范围

在《周礼》一书中对“府”、“史”的人数和权责就有详细的规定。至秦朝时，各开府的长官署内均设有主簿、录事、记室、掾史等文秘人员，分别管理各种文案事务。此后，国家各职能官署内均设有主事、录事、令史、书令史等员，分管本官署内的文案事务，并且详细规定有关人员的权责范围，使秘书机构纳入国家规范。其中有关主要的制度和具体的机构及秘书职务的内容如下：

1.建立“三公制”

秦始皇统一中国后，秘书组织制度主要体现在实行三公九卿的政体中。秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺作为的行政机构，其秘书工作以丞相府为主，御史大夫寺为辅。其中丞相府是协助皇帝处理全国政务的行政机构，御史大夫寺主要是配合丞相领导的整个秘书工作。秦代三公制最大的特点是行政、军事、监察三权分立。据《汉书•百官公卿表》记载：“丞相、太尉、御史大夫是秦时三公，主持国政，被称之为万石之官，是朝廷中的中枢。”

丞相府设有左、右两员，由皇帝任命，大多为文人担任，职责为“掌丞天子，助理万机”。丞相府内设有各曹，各曹均配有办事官吏。由于秦始皇实行高度的君主集权，集军事、政治、经济大权于一身，事无大小，一决于己，所以，秦朝的丞相府仅有参谋权，没有决策权，以处理日常事务为主要工作，具有明显的从属性。凡地方郡县官衙和上呈的公文，都送交丞相府，由丞相府整理后送给皇宫秘书官尚书，转呈皇帝，然后根据尚书转达的皇帝口谕或批复进行决议、处理，处理完毕后立案归档。只要是皇帝下达的诏书，由尚书转交丞相府，分送各相关衙门执行。丞相府的存在相当于皇帝处理政务的，而丞相则是皇帝的首席参谋兼主任，具有秘书首脑的性质。丞相府作为秦朝的秘书机构，帮助进行全国范围内的政务管理，其作用远比前朝的秘书机构要大，而且在中国历史上也是第一次。

御史本来早在周代就有，但因为地位低微，不是什么重要职务。秦设御史大夫，作为副丞相，是因为秦朝初年，始皇要抑制相权，加强监察的需要，所以改

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班固.《汉书•百官公卿表》[M].北京：中华书局，2007：401.3置御史大夫，推为尊官，作为国君的亲信秘书，和丞相形成相互制约相互监督的关系。御史大夫的主要职务有：一是传呈皇帝诏令制书，受理公卿奏事，且掌管图籍文书及记事等事务。二是监督文武百官，举劾按章，主治重大案件。元胡三省说“秦置御史，掌讨奸猾，治大狱，御史大夫统之。”由此可见御史大夫和皇帝的关系极为密切，是皇帝的耳目。前面说过御史在西周时地位较低，是太史寮“五史”中是地位最低的史官，而战国时秦设御史掌记事兼纠察，统一全国后，才设立了御史府，以御史大夫为长官，与丞相、太尉并列三公。御史府的副官又分御史中丞、下隶御史、典御史等官职。御史府内实行分曹办事，其中奏曹管理拟写奏章，书曹掌管收受、处理公文，令曹负责秘令、法令，印曹则专管刻印。在各曹部门，又都设有令史，下隶吏禄等秘书小吏，处理具体的文书档案工作。三公府是朝廷事务机构，九卿中除了廷尉、治粟内史、典客、奉常这四卿以外，其余大多是替皇宫服务的私府，这些私府和三公府经常混在一起，导致当时的许多秘书既是三公府，又属皇宫秘书人员，彼此界限划分得不是太明显。

除此以外在秦代还有地方官衙中的秘书部门即记室,一直沿置了一千多年,其识责基本上限于收发、处理、拟写文书,是一典型为秘书部门。

2.设立皇室秘书

为了加强对行政机构丞相府、秘书机构御史府、军事机构太尉府的控制，秦始皇在御史府外又设置了两类专为皇帝服务的皇室秘书。

一类是专门给皇帝处理具体事务的秘书官，主要有：尚书——战国时是秦国主要秘书官。秦统一后，将尚书改为皇宫属官，设有四人，为首的称尚书仆射。主要负责皇帝的公文收发事务，凡丞相府上传皇帝的公文，由他们传呈给皇帝；凡皇帝的诏令也由他们转交给丞相府或御史寺。谒者——负责传达皇帝命令的人员。太史令——即史官，负责记录大事，有时代理起草文书，地位不是很高。符玺令——秦统一全国以前称符节令，主要负责保管皇帝的印玺。《通志•氏族略》中记载鲁国被楚国所灭，鲁顷公之孙逃到秦国，在皇宫担任符节令，并该姓为符。

另一类是参谋性质的秘书官，是皇帝的谋士，主要有：博士——为皇帝的专职谋士。秦始皇有博士七十人，组成了庞大的皇帝智囊团，其为首者称博士仆射。博士一般通晓古今，学识渊博，备皇帝咨询。最高统治者设专门的参谋机构，这在秘书工作史上是一大进步。给事中——侍于殿中，备顾问应对，讨论政事。侍

4中本属丞相府中办理文书的，因丞相常派他们往来宫中，故称侍中，后来成为侍从于皇帝左右，出入内宫的近臣。

3.设立地方秘书

秦代在各府街、地方和中也设有秘书官职。在丞相府、太尉府等各大府衙内设有长史一职，协助主官处理公务，是府衙的秘书长；另有主簿一人，具体掌管府中的秘书业务。秦代实行郡县制，将我国划分为四十个郡，郡下辖县，县管乡，乡管亭和里。各郡府的主官为郡守，配有副职郡丞，兼管秘书工作，下一级设有：主簿，主要管理典领文书和日常事务的工作；记室令史，主要负责文书的起草、保管、收发。郡内各曹又设有书史，专门掌管文书的起草、缮写和立案归档。各县府的主管有大县和小县之分，大县称县令，小县称，均设有副职县丞，兼管秘书工作，也有主簿，主要工作和郡府的工作相同，还有具体办理文书事务的书史。

秦代中的秘书机构主要在云梦秦简中有记载。在其中的《秦律杂抄》中有很多关于的律令和文书制度，内容主要包括任免、训练、对将士的考核、战功、奖励等等。由此可知，在秦代的中也有着秘书机构，主要负责拟制、颁发、上报文书、核计文书等工作。

从秦代各级各类秘书机构和秘书官职的设置情况看，随着集权的封建国家的建立，与之相适应的秘书工作机构和秘书职官制度已经形成。秦王朝虽然只存在不到二十年时间，但秦代秘书机构和秘书官职的设置，对后世有很大影响。其后建立的长达四百年之久的汉王朝，在秘书机构和秘书官职的设置上，就基本上沿袭了秦代的。

（二）不断完善各种规章制度，确定秘书人员的工作规范

《云梦秦简》中的重要文献《为吏之道》有记载，封建官吏的行为规范，要求具备忠信敬上，清廉毋谤，举事审当，喜为善行，恭敬多让等“五善”；避免夸以世，贵以大，擅制割，犯上弗知害，贼士而贵贝货等“五失”。有关工作规范的法规，在秦朝的制度之上经过各朝历代的不断整理补充，形成了以律、令、格、式为基本内容，以典、敕例、则例为补充的法规体系。所谓的律是正刑定罪的刑法典，令是关于国家和基本制度的法规，格是国家各机关日常办事的行规，式是国家机关的公文程式，典是典章制度，敕是皇帝的诏敕，例是办案

5成例，则例是各部门制定的工作条例。各种法规中除规定官吏的工作规范之外，还有系统的处罚规定，用以巩固封建统治秩序。古人云，“古来政之弊也，不徒弊于疏略，抑且弊于繁密。处分重则人思规避，而巧宦生矣。条例多则法可游移，而舞文作矣”。由于君主权力的私有和封建官僚的共同本能所决定，再繁细的法规，也难以约束。

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三、秦朝建立了严格的秘书考核制度

（一）加强对秘书的培养和选拔

关于对秘书的培养和选拔我国自古都十分重视。从君王左右到全国各郡县，经过层层培植推选，形成了一支多层次的庞大的秘书队伍。对这支队伍的培养、选拔，朝朝代代，制度不同，方法各异。

早在黄帝至西周时期，传说史官一直是各代主要的秘书官职，但因为后来王室衰微，社会动荡，这一情况在春秋战国时期发生了根本的改变。

春秋战国间时各国开始变革和变法运动。秦国尤为成功，经过新兴地主阶级经过一系列的斗争，特别是前后经历一百多年的变法运动，剥夺了奴隶主贵族的，废除了世卿、世禄制度，建立了一整套的官僚制度和集权官僚机构。如家臣制，这为今后的士族兴起和一整套的秘书组织制度奠定了基础。

家臣并不都是秘书，但有别于奴仆，其中文化水平高者不仅为主人掌管家政，而且常为主子出谋献策，带有秘书性质。《史记·孔子世家》记载，孔子曾为齐国高昭子家臣，孔子的弟子中也有多人当过季氏家臣。

从春秋中后期到战国时代，因社会变革对智能、知识的需求，士的社会角色由主要为武士转为主要为文士。“君子避三端：避文士之笔端；避武士之锋端；避辩士之舌端。”操笔弄墨的和鼓唇摇舌的都属文士，他们中的许多人成为各国国君和的顾问、谋士、幕僚，亦即高级秘书。战国时期活跃于各国政治外交舞台的商鞅、张仪、苏秦、韩非、李斯等，都曾经以士的身份展示自己的才能，然后被国君委以重任。

与此同时，当时上层贵族也盛行“养士”之风。著名的“战国四公子”亦即齐国之孟尝君、赵国之平原君、楚国之春申君、魏国之信陵君，以及后来秦国的

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梁章钜.《退庵随笔》[M].北京：人民文学出版社，1981：119.韩婴.《韩诗外传》[M].北京：中华书局，1980：76.6吕不韦等，纳士都达数千之众，称之食客、门客或舍人。他们流品繁杂，乃至有鸡鸣狗盗、引车卖浆之徒，但仍以有文化的游说之士为主。这些门客为主人参谋策划、起草信函、承办机密事项、处理日常事务，实际上属主人的私人秘书。孟尝君门下的冯谖就是其中的佼佼者。至此，史官已不再是主要的秘书官职，为之所代替的则是这些门客、家臣和士族们。

士无论服务于国君，还是服务于一般贵族，他们与主人都是双向选择的关系。士择明主而从，主则惟才是用，人身的相对自由为士施展才华提供了宽松的社会环境，以至出现了我国历史上少见的秘书人才群星璀璨的景观。但是，这些秘书在各国辅佐君主时并没有具体的职位和具体的工作内容，往往会导致一项工作很多人重复去做，或是一人身兼多职忙不过来，从而影响行政事务。所以秦统一全国以前，我国古代秘书的职位和其具体的工作混杂不堪，没有一一对应起来，但在秦国建立后对秘书工作是有所分配的，而且已有系统的归类，大致分为:

第一,文书档案工作。文书工作是秘书工作中最早出现,也是最主要的业务,古代的文书工作与档案工作基本混为一体,常由同一机构、官吏担承。因此,文书档案工作是古代秘书工作范围内的重要组成部分。秦时，群臣上呈皇帝的奏书由丞相府接收并保管。一般吏民的上书由司马门呈递，由卫尉所属的公车司马令掌管。至于上奏文书的批复，处理是皇帝的一项主要工作。秦始皇亲自裁决一切，每天要看上百斤简书。

第二,了解下情,传达命令,起上通下达作用。调查研究,搜集信息,汇报情况,沟通上下是古今秘书共有灼职责。如西周秋官属下的行人,负责巡游各地,常达在交通要道,摇着木铎(一种类似铜铃的铜口木舌的乐器),向路人征求反映民情的歌谣,向周王汇报,业随时接受天子的咨询,提供民情。又如不少朝代的渴者,负责向皇帝通报和传宣皇帝的旨意。这些均属秘书官吏。

第三,接待吏民上访,向皇帝或长官汇报,亚向上访者传达处理结果。这一职责似类于今天秘书工作中的信访业务。如西周期廷设有肺室这一机构,在朝外置肺石(红色的人肺形石头),凡有冤屈者在此石旁站立三天,由肺室中的仕来听取陈述,然后奏告周王,作出处理。自秦至隋则由宫廷中的公车司马令承担此工作。

第四,处理官衙内日常事务及交办事项。如接待宾客，秦时由大鸿卢负责掌管、安排接见事宜,筹办会议、典礼；保管印信符节,由符节令负责，经常在皇

7帝左右。此外，自秦时起不少朝代地方官衙中的主簿一职,就是协助主官,处理日常事务的秘书官吏；交办事项，如秦朝的御史,常受命赴各地了解情况,传宣政令。

到了秦统一全国后，秘书的培养和选拔进一步有了较为完善的制度——幕僚制度。这种制度形成的主要原因是，历代君王在他们建立王朝过程中，手下都招揽了一批幕僚。这些幕僚在君王夺取王位斗争中，出谋划策，深得君王信任，因而很自然地成了新王朝的智囊团和秘书班子。这时秘书人员的选拔虽然仍带有世袭的痕迹，主要以秘书人员的后代作为后备军。其后代自幼就被送入门的学校学习，这是最早的培养秘书人员的专门学校。但是为确保统治，秦律同时也有明确的制度，制定了对秘书官吏的考核标准。秦又将其分解为上述说过的必须遵守的“五善”和必须防止“五失”。这里将详细主要介绍。五善是：“忠信敬上”，就是忠顺于朝廷，尊重上司；“清廉毋谤”，就是廉洁奉公，任劳任怨；“举事审当”，就是处理政事要谨慎、妥当；“喜为善行”，就是多做好事，利国利民；“恭敬多让”，就是谦虚为事，诚恳待人。“五失”是：“夸以世”，就是防止夸夸其谈，滥唱高调而不务实；“贵以大”，就是说防止好大喜工，不实事求是；“擅制割”，就是指要防止自做主张，越权行事；“犯上弗知害”，指防止犯上做乱，目无法纪；“贼士而贵贝货”，就是防止轻视知识和知识分子，只重视钱财。凡做到“五善”，而无一失的秘书官吏予以升迁授爵；如有一失或多换者，予以削爵，降职，罚货，罢官直至处于死刑。且凡非史之子不得混入这类学校，违者治罪。同时，凡犯过罪的人也不能担任文书工作。如试吏法，就是秦朝地方的秘书官吏的选用方法。所谓试吏法，即根据各地反映，对地方闲散人才进行调查，了解，然后召集相关人士，由县级以上对他们目测外貌，口试问题，选其中较优秀者，派至县，当秘书吏员。

（二）加强对秘书人员的监督和考核，严格奖惩，以促进实际工作时效封建统治者深深地懂得，秘书工作的好坏，直接关系到政令信息通塞。因此，他们总是尽最大的可能来对全部秘书人员实行全面监控。除了建立单线垂直形的监察体系之外，还推行一套自上而下的严格的考课制度，用刑罚和旌赏来约束劝免，强迫他们遵守法规，借以提高统治效率。然而，由于立法和执法中的偏差，以及君主和各级官吏的个人爱憎，上述制度往往成为一些人谋取私利和陷害他人

8的手段，甚至形成“阿旨曲从，则光宠三族；直情忤意，则参夷五宗”的局面。

上述要素决定了古代秘书的发展，我们从中可以看到古代秘书基本上在此时期自成体系，其法规制度的系统慎密纤细无遗，无论在内容和形式上，都同当时国家管理活动相适应，为秘书制度的确立树立了蓝本。

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四、建立了详细的的文书档案工作制度

（一）秦朝的文书工作制度

其主要内容包括行文规定、书写格式、公文的文字和文体、文书校勘、避讳、文书处理程序和公文传递等制度。

文书工作是古代秘书工作中重要的一项工作，占据了秘书事务一个相当大的比例。其中关于行文的规定在云梦秦简的《内史杂律》中早有记载：“有事请（也），必以书，毋口请，毋羁请。”就是说，凡是要行文请示的事情，必须以书面形式上报，不得口头或托人代理请示。规定有关行文的事项甚是繁琐，如秦简《秦律十八种》中的《田律》明令，只要是下了及时雨、谷物抽穗、遇旱、涝、虫灾等，都必须及时报告受雨、抽穗或灾田顷数、雨量、可耕而未耕种的田亩顷数等等。至于书写格式在秦朝臣子上呈皇帝的文书格式已经严格化了。首先，文首必须自报官职、爵位、姓名，然后写“臣昧死上言”或“臣昧死再拜上言”。其次，文尾则写“稽首以闻”或“死罪死罪”，以示对皇帝的敬畏。若文书中遇到“皇帝”两字，必须换行顶格书写。此外秦始皇对统一行文文字、统一公文文体方面都颁布了严格的制度。对后世秘书的公文写作事务影响深远。第一，文字作为文书的载体，假如不统一，必定会对文书的阅读、理解速度造成影响，从而影响其处理的效率。因此，历代统治者都非常重视文字的标准制定。秦始皇统一全国后，下令废除别国文字，规定用秦国整理统一的“小篆”为通用文字，后又整理出书写较为简便的“隶书”和“草篆”作为辅助行文文字。秦朝以后，各朝历代也仿照秦朝严格规定自己的通用文字。文字的统一，在很大程度上减轻了公文写作、审阅和处理时的障碍，对于提高办公效率起到了很大的作用。第二，公文文体对于公文处理的效率有着更大的影响，如果不统一公文文体，文书就会没有标准，则本来应该上行的文书却发给下级，本该是皇帝的专用文书，大臣却使用了，这必

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班固.《后汉书[传]八》[M].北京：中华书局，1965：2510.高敏.《云梦秦简初探》[M].郑州：河南人民出版社，1979：176.9然会造成整个行政系统的混乱，从而降低行政工作的效率。因此，做出明确的文书就显得极其重要。秦朝建国以后，李斯提出：制书、诏书为皇命文书，是皇帝发号施令的专用公文文体（相当于现在的下行文)；章、表、奏、疏、议、书为臣子向皇帝陈奏的专用公文文体(相当于现在的上行文)。这是中国历史上第一次由最高统治者明文规定了的公文文度，为我国古代公文构筑起了基本的框架。关于文书校勘制度，秦朝规定，文书草拟完毕后，必须校勘，准确无误才能发出；在文书传抄过程中，也必须校勘，以免抄错，而且，校勘后必须作记录。根据云梦秦简的《秦律答问》中对“发伪书”者的处置条律可知，秦朝就已有公文校勘、核查制度。这一制度的确立，对公文在整个运转过程中的准确性有着强有力地保障。

再说说文书工作制度中有关避讳、文书运转程序、正副本、文书载体、公文传递的制度。根据史料分析，秦始皇自称始皇帝，且拥有至高无上的权力，为了显示自己的威严，命令无论是自己颁布的制、诏，或臣子上呈的奏、议，还是史官的记载，凡遇有皇帝的名字，一律以其他的字、词代替，就算与皇帝的名字音近似的字也不准用。如秦朝文书中的“正”字，因与秦始皇嬴政的“政”音似，一律改用他字，再如文书中的“正月”，一律改称“端月”，以“端”代替“正”。史官记录时，则以“主”、“上”替换秦始皇的名字。这种制度就叫避讳制度。依据陈垣的《史讳举例》记载，避讳其俗起于周，成于秦，即在秦时已成为一种制度。避讳制度的确立，明显地表现出“尊君抑臣”的特点，渗透着封建的液汁。

关于文书运转程序，在秦朝，丞相府作为最高政务机构，管理着全国的文书和颁发诏令。在文书处理过程中，按照一定程序，比如上行文，要经过丞相送至尚书，再交给皇帝审阅，皇帝审阅后交尚书保管。下行文，一般分两条渠道颁布，一部分交丞相府，由丞相府分发各政务部门，一部分交尚书转御史大夫，再由御史大夫转丞相分发给各下部门或人员。公文颁布后，各级收文机关要自上而下依次转发，并根据文件指示，结合当地实际情况，作出具体对策。这种制度在后代的文书处理上演变的更加繁琐细密。

正副本制度。也是始于西周的一种文书制度，在秦以后已被广泛使用。著作、书籍或文件正本以外的复制本称副本。从命令文书到各类文书都有正副本，并且很多重要的文书要有几份副本。命令文书宣读后，将正本交给办者，内史再将副

10本誊抄保存在王室中，方便备查。正副本制度的建立，对于保存真实可靠的历史资料具有重要意义。

秦朝大多用简牍作为书写载体。除简牍外公文的载体还有石刻、丝、帛等。公文的书写主要以简牍为主，以丝、帛为辅，以石刻为经典。简牍文书是用竹作为载体的公文，主要是以麻、草编织成绳串连起来，阅读时拿在手中实在笨重，所以多用于记载法律、法规、规章、大事等。石刻文书是秦始皇称帝后为了显示威德，巩固政治统治，在出巡时，先后在峰山、泰山、琅琊、碣石、会稽等处，令工匠篆刻石刻文书，宣扬始皇之功绩，颁布其诏令，公示王朝的等。帛是秦宫中使用的文书载体，尤其是皇帝颁布的诏令往往以帛书写,以显示其尊贵无比。

文书驿传制度。秦始皇推行“车同轨”，大修驰道。在全国范围内建立了以咸阳为中心，四通八达的水陆交通网。秦朝继承和发展了战国时期的邮传制度,在水陆交通线上每隔三里设一邮，每隔十里设一亭，每隔三十里设一驿。驿分骑马传递的陆驿和以船递送的水驿。各县所属地域筑有“传会”，为递送人员提供食宿和快马，确保公文安全准时送达,“车同轨”制度,是秦始皇以其特殊的物质手段来保证政令的通行，巩固他的君主统治。

正应为有以上文书工作制度的确立，所以自秦以后公文格式愈加规范，文书方面也更加标准化，为合理设置组织机构、配备人员提供了有力支持，再加上公文载体主次有别，为之后各朝历代整体办公效率的实现做出了更多贡献。（二）档案及其他秘书工作制度

除文书工作制度外，秦朝还颁布了很多其他与秘书文书工作相关的制度，如档案工作制度、保密制度、用印制度等。

秦朝在逐一吞并六国的过程中特别注重档案的收集。等到统一全国后，其主要的档案工作是法律档案和版籍。其中王朝档案工作由御史府主管。对于法律档案，秦朝沿袭了之前各朝历代的副本制和“金藤之匮”制，复制多份，分别放在王宫密室、丞相府、御史府、和郡、县官府中作为备份档案，由专人保管，供皇上、臣子查阅。并且收藏档案有专门的库房，称藏府、书府。和西周的天府相比，这些仓库在专业性和性上都有所增强，规模也有所增大。对于档案的保护，秦朝统治者尤为重视，有着一套专门的规章制度。云梦秦简中的《内史杂律》载

11有档案保管的一系列规章，曰：“毋敢以火入藏府、书府中。吏已收藏，官啬夫即吏夜更行官。毋火，乃闭门户。令令史循其廷府。即新为吏舍，毋依藏府、书府。”秦朝的这些档案制度，有效地保证了档案的完整，为后世提供了宝贵的历史研究资料。

秦朝的保密制度有着法律形式的明文规定，主要以刑法的手段强制执行和遵守。为了确保文书送达过程中的安全、迅速、及时，选派专门人员传递特别重要或机密的文书，像军事命令、报告等都由专门的内部人员传送，而且有“所载传到军，县勿夺。夺中卒传，令、尉赀各二甲”的史料记载。这主要表明统治者对保密制度的高度重视，其次也说明了秦朝的公文保密制度已有了较早的雏形。

印章的使用早在西周就已经开始实行了，当时多用于私人检验财物时的凭证，春秋后期用于鉴定文书真伪，但没有得到普及。到了战国时期，往来文书必须用有印封。而到了秦朝，秦始皇为了加强集权，建立了玺印的等级制度，主要从称谓、质地、纽式、组绶等方面加以区分。在文书用印方面，规定皇帝的印章叫做“玺”，“玺”只能皇帝一人独用，玺用玉制成。始皇有六种玺，即皇帝行玺、皇帝之玺、皇帝信玺、天子行玺，天子之玺、天子信玺，不同内容的文书，加盖不同的玺。而臣子的印章则统称为印。根据官职的高低，授予不同材质和不同系扎绶带（丝带）的印。印的材质有金、银、铜。丝带的颜色有紫、青、黑、黄。从丞相到县尉，根据权力大小和地位的尊卑，分别佩用不同材质和缓带的印章。

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结语综上所述，秦朝已拥有自己的一套完整的秘书制度体系和固定的秘书机构，而且拥有详细的的文书档案工作制度。虽然因为秦王朝的短命，这些制度并未在秦朝得到充分的发展，但这些秘书制度和秘书机构的确是在秦朝出现的，这是不可否认的事实。这一点从根本上决定了我国秘书工作的确立时间。至于后世对秦朝的秘书工作制度仿照、沿袭，并充分的运用，则属于我国秘书工作的发展阶段。总之，秦朝是我国秘书工作的确立时期。

⑦⑧《睡虎地秦墓竹简·秦律十八种·內史杂》[M].北京：文物出版社，1901：32.《睡虎地秦墓竹简·秦律杂抄·佚名律》[M].北京：文物出版社，1901：46.12参考文献[1]李

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13致谢本研究及学位论文是在我的指导老师李韶华讲师的悉心指导下完成的。严谨治学的精神和认真负责的态度是大四这一学年以来我所敬佩的。从课题的选择到论文的最终完成，都始终给予我细心的指导和及时的督促。在此谨向致以诚挚的谢意和崇高的敬意。

其次，我还要感谢我们论文小组的每一位成员，在我们互相交流的过程中，我找到了自己文章中的很多问题和不足。如果没有他们，我的文章不可能变成一片有水平的文章。

最后，感谢培养教育我的大学，大学浓厚的学术氛围，舒适的学习环境我将终生难忘！祝我的大学蒸蒸日上，永创辉煌！

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