1 業務活動需求及目的： 業務目的：
1.1 重新梳理旭日集團（中國）總部的招聘業務（惠州），建立一套新的招聘
系統，實現運作的信息化，提高工作效率；
1.2 建立量化或定性指標，評估招聘工作的成效。
業務需求：
1.3 開發及優化『招聘管理系統文件庫（簡稱招聘系統）』處理上述業務，以
提高工作效率及形成標準的招聘“職位”體系。
1.4 主要的業務操作由旭日企業（惠州）行政管理辦公室人力資源部（下稱：
惠州人力資源部）負責管理。
1.5 此新招聘系統同時適用人事部和惠州人力資源部（即為一套系
統），鑒於惠州人力資源部計劃在15年4月完成此項工作，故分兩個階段進行，第一階段由惠州人力資源部獨立發出業務分析文件，待此新招聘系統完成後，再開展第二階段的工作，即：另由人事部獨立發出另一份業務分析文件，補充與惠州的不同之處（限於細微的變化）。
2
業務現況 日常運作：
2.1 自二零零五年起，集團（中國）總部的招聘管理系統運作已由惠州人力資
源部負責管理。
2.2 用人單位於人事系統編制「僱員征聘表」（F-GSELHURE-001）並呈交董
事長/有效授權人批簽，人力資源部根據「人事批簽權限」審核，以及年初收集中國總部屬下各分公司/直轄部門的年度「人員編制計劃」並批簽。每月根據各分公司/直轄部門的人事變動情況，要求相關單位提供最新版本的人事架構圖。然後，按照批簽生效的「僱員征聘表」進行招聘工作，並將應聘者錄用後輸入人事記錄系統。
另，待系統開發及優化後，招聘管理系統業務處理流程為：用人單位根據部門人員編制的需求，於招聘系統編制「僱員徴聘表」
（F-GSELHURE-001），經惠州人力資源部復核（注： 事先由人力資源部根據批簽的人員編制計劃在招聘系統中維護人數及職銜，然後對「僱員徴聘表」中的申請編制進行比對）符合要求者，呈交董事長/有效授權人批簽後，招聘執行人跟進其崗位信息的發布、簡歷篩選、初試、復試及錄用等業務；並將相關錄用結果知會人事執行人跟進。如復核不合格者，退回用人單位。 運作瓶頸：
2.3 現時招聘系統未能與人事管理的相關系統（例如： 人事系統等）進行串
聯，部份為手工記錄，影響招聘管理業務的工作效率。
3
業務活動內容：
徴聘管理
3.1 用人單位根據公司/部門人員編制需求，於招聘系統編制「僱員徴聘表」
（F-GSELHURE-001）或「注銷徴聘申請表」（F-GSELHURE-002）或「暫緩/恢復徴聘申請表」（F-GSELHURE-003）至惠州人力資源部審核。 3.2 惠州人力資源部按「本業務分析文件之第二部份業務規則之第3點定義及
規則」對相關申請表審核及分析後批簽（個別崗位需由董事長\\有效授權人
批簽）。完成批簽後由招聘執行人分配招聘狀態且方可招聘。 招聘信息發布
3.3 招聘執行人根據招聘狀態信息跟進崗位招聘，分別於招聘系統編制「內部
招聘資訊（通告及企業網）」（F-GSELHURE-004）及「外部招聘資訊」（網站及人才市場（F-GSELHURE-005）予獵頭公司發布招聘信息。 3.4 應聘者依據3.3的途徑投遞簡歷及相關資料。 簡歷庫管理
3.5 招聘執行人於公司外部和內部招聘網頁收集應聘者簡歷及相關資料進行
篩選，選擇合適的應聘者進行初步電話溝通。
3.6 初步電話溝通後，對於情況合適者於招聘系統發送簡歷模版「職位申請/
入職登記表（一）」（F-GSELHURE-007）給應聘者填寫。
3.7 應聘者填寫「職位申請/入職登記表（一）」（F-GSELHURE-007）後發回
並由招聘執行人將其簡歷資料導入本公司的招聘管理系統，及於招聘系統發送「面試通知」（F-GSELHURE-006）予應聘者。 面試管理
3.8 招聘執行人與應聘者進行初步面試及資格審核通過後，於招聘系統編制
「初試報告」（F-GSELHURE-008）至惠州人力資源部主管批簽。 3.9 「初試報告」（F-GSELHURE-008）合格後推薦給用人單位，並跟進用人
單位的復試安排。用人單位根據復試情況於招聘系統編制「復試報告」（F-GSELHURE-009）及批簽後通知人力資源部該應聘者被錄用或不錄用。對於初試不合格者，由招聘執行人口頭或電話或電郵通知。 3.10 復試後，如確認錄用則
(1) 用人單位於招聘系統編制「職位申請/入職登記表（二）」
（F-GSELHURE-010）交人力資源部主管加簽及相關人仕批簽（注：按不同職級設置）。
(2) 用人單位按照惠州人力資源部制定及最新批簽生效的薪金標準指引，
在核定新員工薪酬及填寫「薪酬/待遇批准書」（F-GSELHURE-011）時，還需考慮用人單位當年的人力資源成本佔總營運費用成本比率是
否超出預算（列入後續跟進事項）。
(3) 用人單位填寫「薪酬/待遇批準書」送相關人仕批簽後交所屬財務部（正
本），每月根據人力資源部提供的支薪報表核算并發工資，並將「薪酬/待遇批準書」（副本）交予新入職員工存檔。
錄用管理
3.11 完成批簽「職位申請/入職登記表（二）（F-GSELHURE-010）」後由招
聘執行人於招聘系統發出「入職通知書」（F-GSELHURE-012）至應聘者（適用於文職人員）；對於非文職人員，無需發出入職通知書，僅口頭或電話通知。
3.12 應聘者根據3.11的通知內容自行前往醫療機構做體檢及領取體檢報告，
並將報告單提供給招聘執行人。
3.13 招聘執行人審核體檢結果是否合格，合格者則口頭或電話通知應聘者辦理
入職手續。
3.14 應聘者如未能按時前來辦理入職手續，經用人單位主管同意，按延遲上班
處理，並重新批簽「職位申請/入職登記表（二）（F-GSELHURE-010）；或者視為放棄入職（需將應聘者的原有資料存檔），及重新安排招聘。 3.15 應聘者的入職手續完成後，由招聘執行人將以上3.6至3.14的書面資料存檔
及導入公司人事記錄系統（人事記錄表（F-GSELHURE-013））。 業務接口
3.16 招聘執行人每月統計招聘情況，於招聘系統生成「待聘職位統計表」
（F-GSELHURE-014）和「待聘職位進度表」（F-GSELHURE-015）發放給用人單位。
3.17 招聘執行人每月或每季度統計招聘費用，連同人事相關收費項目，於招聘
系統生成「招聘費用表」（F-GSELHURE-016）通知用人單位的財務部打單收費。
3.18 人力資源部每月或每季度跟進以上3.17的費用收取情況；
4 業務流程
詳情請參閱：惠州人力資源部的《招聘管理(惠州)》流程圖； 流程檔案編號：OP-GSELHURE-001
PDF文件：
5 分工（RACI： R – 負責執行；A – 被問責；C – 被諮詢；I – 被知會） 業務活動 單位活動 內容編號 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.10 徴聘申請 復核及批簽 招聘信息發布 投遞簡歷及 相關資料 篩選資料 活動描述 用人單位根據部門人員編制需求於系統制作「僱員徴聘表」、「注銷徴聘申請表」、「暫緩/恢復徴聘申請」至惠州人力資源部審核。 惠州人力資源部對相關申請表審核及批簽，個別崗位需由董事長\\有效授人批簽。完成後招聘執行人分配招聘狀態方可招聘。 招聘執行人根據招聘狀態信息跟進崗位招聘，分別於內部（通告及企業網及外部（網站及人才市場、獵頭公司）發布招聘信息。 應聘者投遞簡歷及相關資料。 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 招聘執行人收集應聘者簡歷及相關資料進行篩選，選擇合適的應聘者進行初步溝通。 初步溝通及 招聘執行人與應聘者進行初步溝通，情況合適的發送簡歷模版「職位申請發簡歷模版 入職登記表（一）」給應聘者填寫。 應聘者填寫「職位申請/入職登記表（一）」後發回招聘執行人，並由招填寫模版及 執行人將其簡歷資料導入招聘管理系統，及於招聘系統發送「面試通知」導入系統 給應聘者。 初試及編制 招聘執行人與應聘者進行初步面試及資格審核，並編制「初試報告」送至「初試報告」 人力資源部主管批簽。 推薦、復試安排及 「初試報告」合格後推薦給用人部門，並由用人單位跟進復試安排及填寫制作「復試報告」 「復試報告」及批簽。 編制「職位申請/入職登「復試報告」合格後由用人部門制作「職位申請/入職登記表（二）」及記表（二）」及批簽 簽。 薪金標準指引 用人單位按照惠州人力資源部制定及最新批簽生效的薪金標準指引，在核定新員工薪酬及填寫「薪酬/待遇批准書」（F-GSELHURE-011）時，還需慮用人單位當年的人力資源成本佔總營運費用成本比率是否超出預算（列入後續跟進事項）。 薪酬/待遇批準書 用人單位填寫「薪酬/待遇批準書」送相關人仕批簽後交所屬財務部（正本核算及發放工資，並將「薪酬/待遇批准書」（副本）交予新入職員工存檔完成批簽「職位申請/入職登記表（二）」後由人事執行人發出「入職通發出入職通知 書」給應聘者(適用文職人員)，對於非文職人員，僅口頭或電話通知。 前往體檢及 應聘者根據通知書內容自行前往醫療機構做體檢及領取體檢報告，並將報提交體檢結果 告結果反饋人事執行人。 審核體檢結果及 人事執行人審核體檢結果是否合格後通知應聘者辦理入職手續。 通知辦理手續 應聘者如未能按時前來辦理入職手續，經用人單位主管同意，按延遲上班未辦理手續情況 處理，並重新批簽「職位申請/入職登記表（二）；或者視為放棄入職(需應聘者的原有資料存檔），及重新安排招聘。 3.15 3.16 3.17 已辦理手續及 導入人事系統 統計招聘情況 打單收費 3.18 跟進收費情況 6 業務控制及要求
6.1 業務運作配合：
應聘者前來辦理入職手續，人事執行人將3.6至3.14書面資料存檔及導入人記錄系統。 招聘執行人每月統計招聘情況並發至用人單位。 招聘執行人每月或每季統計招聘及人事相關收費項目，向用人單位財務部打單收費。 人力資源部每月或每季度跟進以上3.17的費用收取情況。 6.1.1 惠州人力資源部須審核發布的內部（通告及企業網）及外部（網站及
人才市場、獵頭公司）的招聘信息內容，如有變更需及時調整。 6.1.2 招聘執行人需與用人部門核對招聘崗位的進展，並跟進招聘結果，及
時反饋惠州人力資源部。
6.2 系統配合：
開發新的「招聘管理系統」及優化『人事記錄數據庫』處理公司及個人相關
信息串聯業務（僅限於我司內部運作流程）。
1. 應用範圍：
本規則適用於旭日集團（中國）總部惠州編制員工招聘工作。 集團屬下各口岸如有業務需求，可參考本文件規則。 2. 業務範圍：
用人部門根據人員編制計劃提出招聘崗位需求，呈交惠州人力資源部審核、董事長及有效授權人批簽；由招聘執行人跟進崗位招聘進度及結果，及時反饋惠州人力資源部及用人部門。 3. 定義及規則：
招聘申請的要求：
(1) 各分公司/直轄部門如需招聘，須於系統發出「僱員徴聘表」申請，具體批簽權限按<<旭日集團中國總部人事文件批簽權限>>或人事文件批簽權限進行規範。
(2) 公司/部門根據業務發展需要確定工作崗位和崗位空缺，向惠州人力資源
部提出徴聘申請。惠州人力資源部應審核是否符合人員編制計劃，如超出人員編制計劃，用人部門須修訂其編制計劃或提交集團總經理/管理局成員或其授權人批簽，惠州人力資源部方可進行相關招聘。
資格審核的要求：
收到應聘者提交的相關資料時，由惠州人力資源部負責審核應聘者的相關資歷，包括：
(1) 學歷：除客服、前台等特別崗位外，其他文職人員須要求大專或以上學歷；對於非文職人員，無需學歷要求；
(2) 背景調查：應聘人員提供個人資料及相關，如有偽造或是與其他公司仍存在勞動合作關系，公司有權取消其入職資格；
(3) 離職人員再入職：原集團員工離職後再入職集團下屬其他公司/部門，從離職之日起至少在3個月以上。
部門復試的要求：
(1) 用人部門收到人力資源部推薦人選資料後，須在2個工作日內回復是否復試，5個工作日內完成復試。原則上用人部門只安排一次復試，需二名以上主管復試的安排小組面試。
(2) 復試後，如確定錄用，則按「職位申請/入職登記表（二）」的流程進行批簽，如不合適則將資料退回惠州人力資源部，並說明不合適的原因。 招聘收費的要求：
招聘收費按每年（惠州）行政管理辦公室公布的收費標准處理，每季度匯總各公司/部門應收招聘費用打單收費。
人事相關收費項目包括：招聘及人職管理費、港澳通行證手續費、外國簽證、社保費（代收費項目）。
1. 所需資料 序號 1 文件/表格 僱員徴聘表 描述 用單因招聘崗位需求，用人單位需於招聘系統編制制「僱員徴聘表」，由部門/公司主管審核後送出至人力資源部。 用人單位如有崗位注銷，則需於招聘系統編制「注銷徴聘申請表」，2 注銷徴聘申請表 由部門/公司主管審核後送出至人力資源部。 用人單位如有崗位暫緩/恢復招聘，則需於招聘系統編制「暫緩/恢復3 暫緩/恢復徴聘申請表 徴聘申請表」，由部門/公司主管審核後送出至人力資源部。 人力資源部於招聘系統編制每月內部招聘資訊，存檔後知會全體職4 內部招聘資訊 員。 5 外部招聘資訊 人力資源部於招聘系統編制外部招聘資訊，存檔後串聯外部網站。 6 面試通知 招聘執行人與應聘者初步溝通且合適後發送面試通知給應聘者。 簡歷模版 招聘執行人發送簡歷模版給應聘者填寫，完成發回招聘執行人再導入7 (職位申請/入職登記表招聘系統。 一) 招聘執行人根據初試情況於招聘系統編制「初試報告」，由人力資源8 初試報告 部主管批簽後分發至用人單位。 用人部門根據復試情況於招聘系統編制「復試報9 復試報告 告」，由復試人員批簽後知會人力資源部。 10 薪金標準指引 人力資源部每年年底根據需要召開中國總部薪金檢討會，參考外部薪酬環境及公司經營情況確定各司薪酬調整策略，制定薪金標準指引。 簡歷模版 用人部門根據「復試報告」情況，如確定錄用的需於招聘系統編制「職11 (職位申請/入職登記表位申請/入職登記表二」，由所屬部門/公司主管批簽後知會人力資源二) 部。 人力資源部根據「登記表二」批簽信息，於招聘系統制作「入職通知12 入職通知書 書」後發至應聘者(適用於文職人員)。 有關集團招聘系統的所需資料，可參閱--第五部份的附件內容。
“所需資料”均為現階段討論中版本，供信息技術部系統開發時參考；最終版本以信息技術部系統開發完成後，交付用家確認及投入使用為準。
1.業務配合：
詳見第二部份『業務規則』所述。 2.系統配合：
編編編知知知編知編編開發新的「招聘管理系統」及優化『人事記錄數據庫』處理公司及個人相關信息
串聯業務（僅限於我司內部運作流程）。 3. 跟進事項：
日後在「薪酬/待遇批准書」（F-GSELHURE-011）中補充有關新聘者當年的人力資源成本佔總營運費用成本比率是否超出預算的選項；